Segredo #3: Você Sabe Organizar Seus Projetos?

A maioria dos empreendedores trabalha no improviso e isso nem sempre funciona. O improviso, a flexibilidade, a leveza para mudar de trajeto, são armas importantes do empreendedor de sucesso. Mas trabalhar o tempo todo no improviso pode ser fatal para seu negócio.

O brasileiro é muito bom em improviso e já fala-se na tal lei de Romário, que diz: “Na hora em que eu estiver na grande área com a bola no pé, eu sei o que fazer” por isso esse gênio do futebol repetia “Treinar pra quê se eu já seu o que fazer?”. Mas infelizmente nem todos somos gênios no que fazemos, como o Romário era no futebol. Então, precisamos treinar, organizar, adotar uma metodologia e um processo, para que possamos realizar nossos projetos.

Organizar suas grandes atividades como projetos é uma grande dica para obter resultados e ver seus planos serem realizados. Na verdade, realização e resultado são consequências de 3 grandes princípios:

  1. Organização das atividades que contribuirão para o projeto – É preciso “quebrar” seu projeto em partes menores, que podem ser chamadas de áreas ou tarefas. Assim fica mais fácil entender todas atividades que, juntas, construirão o seu projeto. Por exemplo: Uma festa deve ser dividida em grupos de atividades como música (escolher o tipo de música, se haverá DJ ou banda ao vivo, se haverá suporte com projetores e equipamentos de som de alta performance, etc.) A comida (o que será servido, como será servido, quais as opções para quem tem restrição alimentar?) Bebidas (drinks, bebidas alcoólicas e não-alcoólicas, como servir, onde disponibilizar, onde estocar, precisa de gelo?) Convite e divulgação (como será divulgado o evento, material impresso, mídia social, etc.) Enfim, é preciso subdividir o projeto em grupos de atividades para que se compreenda melhor como as partes cooperam para o resultado todo.
  2. Definir responsáveis pelas atividades – Um ditado antigo diz que “O cachorro que tem dois donos acaba morrendo de fome” Considero este ditado uma grande verdade universal, pois pode ocorrer de um dos donos deixar de alimentar seu animal por acreditar que o outro dono já o fez. Da mesma forma, cada atividade ou grupo de tarefas descrito na etapa acima, precisa ter um responsável. Alguém que receberá a responsabilidade de cumprir aquele bloco de tarefas e entregar um resultado previamente combinado, da forma acordada e no prazo delimitado.
  3. Prazos – Todas as atividades e tarefas a serem executadas precisam de uma descrição, um dono e um prazo. Esse é o mínimo para que um projeto dê certo. Ao definir a tarefa e seu responsável, dê a ele um prazo para que a tarefa seja cumprida. Se você for um pouco conservador, é aconselhável dar ao responsável pela tarefa um prazo que te dê uma segurança, ou seja, se ele falhar você ainda terá tempo hábil para fazer o que ele não fez. Tenho sempre isso em mente quando delego tarefas às minhas equipes, dou um prazo que sei que se eles falharem, eu ainda terei tempo suficiente para cumprir a atividade designada.

Existem outras  técnicas que podem ajudar a construir um projeto de sucesso, e nós criamos um canvas que pode ajudar a organizar seus projetos usando apenas uma folha de papel A4.

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